ARCHYVO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I. BENDRIEJI REIKALAVIMAI
1. Duomenų valdymo ir analizės skyriaus (toliau – Skyrius) archyvo specialistas (toliau – Specialistas) į pareigas skiriamas Viešosios įstaigos Regioninės Telšių ligoninės (toliau – Ligoninė) direktoriaus įsakymu.
2. Specialistas dirbdamas vadovaujasi Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais privalomais norminiais aktais, susijusiais su sveikatos sistema, privalomuoju sveikatos draudimu, asmens duomenų teisine apsauga, Teritorinės ligonių kasos nurodymais, Lietuvos sveikatos informacijos centro, statistikos departamento prie Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos duomenimis, metodiniais nurodymais, regiono demografiniais, epidemiologiniais rodikliais, gaunamais raštais, įstaigos vadovo įsakymais, Ligoninės įstatais, vidaus tvarkos taisyklėmis, patvirtintomis procedūromis, metodikomis, darbo instrukcijomis, Ligoninės darbuotojų elgesio kodeksu, kitais vidiniais ir išoriniais teisės aktais bei šia pareigų instrukcija.
3. Specialistas yra tiesiogiai pavaldus Duomenų valdymo ir analizės skyriaus vedėjui.
4. Specialisto funkcijas jo tarnybinių komandiruočių, atostogų, ligos metu ir kitais atvejais, kai jis negali eiti pareigų, vykdo kitas Ligoninės direktoriaus įsakymu paskirtas Ligoninės darbuotojas, atitinkantis išsilavinimo, profesinės kvalifikacijos, patyrimo ir kitus reikalavimus.
5. Esant būtinumui, pareigybės aprašymas gali būti keičiamas.
II. KVALIFIKACINIAI REIKALAVIMAI
6. Specialistas privalo:
6.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu, bei ne mažesnę kaip 3 metų darbo patirtį sveikatos priežiūros srityje ir būti susipažinęs su archyvų darbo norminiais aktais;
6.2. išmanyti ir mokėti taikyti Lietuvos Respublikos teisės norminius aktus ir kitus teisės aktus, susijusius su jo atliekamu darbu;
6.3. žinoti dokumentų priėmimo į archyvą, jų saugojimo ir naudojimosi jais norminius aktus ir instrukcijas;
6.4. išmanyti valstybinę archyvų sistemą dokumentų archyve saugojimo terminus, jų perdavimo valstybiniam saugojimui, nurašymo ir sunaikinimo tvarką;
6.5. gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą;
6.6. žinoti raštvedybos reikalavimus, sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo taisykles, mokėti dirbti kompiuteriu ir šiuolaikinėmis informacinėmis technologijomis (MS Office programinis paketas, internetas, elektroninis paštas);
6.7. išmanyti dokumentų įforminimą laikinam ar pastoviam saugojimui tvarką, dokumentų šifravimo, sistematizavimo, komplektavimo, įrišimo ir patalpinimo tam tikslui skirtose vietose tvarką bei dokumentų apskaitos pagrindus;
6.8. Žinoti saugos darbe, priešgaisrinės saugos, elektros saugos, apsaugos sistemų reikalavimus.
III. PAREIGOS IR FUNKCIJOS
7. Specialistas privalo:
7.1. kasmet rengti suvestinį ligoninės dokumentacijos planą (remdamasis skyrių, administracinių padalinių pateiktais dokumentacijos plano projektais), kurio duomenis, suderinus su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, pateikia į Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);
7.2. rengti ligoninės dokumentų registrų sąrašą ir dokumentacijos plano papildymą, suderinus su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, pateikia į Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);
7.3. patikrinti ir priimti į ligoninės archyvą skyrių, administracinių padalinių ar atskirų darbuotojų sudarytas ir sutvarkytas trumpo ir nuolatinio saugojimo bylas (dokumentus);
7.4. atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį ir formą, nustatyti bylų (dokumentų) apyrašų sąrašą, kurį suderinus su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, pateikia į Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS);
7.5. atlikti dokumentų vertės ekspertizę;
7.6. rengti dokumentų naikinimo aktus, suderinus su įstaigos vadovu, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, pateikia į Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);
7.7. sudaryti ilgai ir nuolat saugomų bylų apyrašus, kuriuos suderinus su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, pateikia į Lietuvos Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);
7.8. sisteminti, tvarkyti ir aprašyti archyve esančius dokumentus, kurti ir tobulinti informacijos paieškos priemones;
7.9. rengti ligoninės veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymas;
7.10. užtikrinti dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą, naudodamas kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą;
7.11. išduoti laikinai naudoti ligoninės darbuotojams archyve esančius dokumentus bei tvarko jų apskaitą;
7.12. pagal poreikį teikti informaciją telefonu fiziniams ir juridiniams asmenims apie archyve turimus dokumentus;
7.13. pagal kompetenciją konsultuoti ligoninės darbuotojus dokumentų paieškos ir valdymo klausimais;
7.14. rengti pažymas apie darbo stažą, darbo užmokestį;
7.15. pagal kompetenciją rengti atsakymus į institucijų raštus ir piliečių paklausimus, bendro informacinio pobūdžio raštų bei lydraščių projektus, derina juos su ligoninės darbuotojais;
7.16. ruošti sveikatos statistinių apskaitos formų viešiesiems pirkimams specifikaciją;
7.17. vykdyti sveikatos statistinių apskaitos formų užsakymą;
7.18. vykdyti sveikatos statistinių apskaitos formų išdavimą skyriams;
7.19. atlikti kitus ligoninės direktoriaus, duomenų valdymo ir analizės skyriaus vedėjo pavedimus pagal savo kompetenciją.
IV. TEISĖS
8. Specialistas turi teisę:
8.1. neišduoti ir nepriimti saugojimui netvarkingai paruoštų dokumentų;
8.2. neleisti į archyvo patalpas pašalinių asmenų;
8.3. reikalauti archyvo patalpose tinkamų dokumentams saugojimo sąlygų;
8.4. reikalauti iš ligoninės darbuotojų laikytis raštvedybos, dokumentų tvarkymo ir saugojimo taisyklių;
8.5. gauti darbui būtiną informaciją ir priemones;
8.6. reikalauti darbdavio užtikrinti optimalias darbo sąlygas;
8.7. kontroliuoti gautų dokumentų užpildymo ir ataskaitos formų teisingumą, savalaikį pateikimą bei apie pastebėtus trūkumus ir/ar pažeidimus pranešti Skyriaus vedėjui;
8.8. tobulinti savo kompetenciją, dalyvauti seminaruose, mokymuose bei kituose kvalifikacijos kėlimo renginiuose;
8.9. atsisakyti atlikti užduotį ar pavedimą, jeigu duota užduotis prieštarauja teisės aktams;
V. ATSAKOMYBĖ
9. Specialistas, jį pavaduojantis, jo funkcijas atliekantis ar laikinai einantis pareigas asmuo už netinkamą pareigų vykdymą ar jam priskirtų funkcijų atlikimą, padarytas klaidas, aplaidumą, kompetencijos viršijimą, darbo drausmės pažeidimus, padarytą materialinę žalą atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.